Aproximativ 40% din propuneri sunt respinse din cauza neatenţiei sau a nerespectării unor reguli simple, de bază. Vă prezentăm în continuare câteva dintre motivele care duc la respingerea cererilor de finanţare.

Lipsa unor documente, ştampile, semnături, date, exprimarea bugetului într-o altă monedă decât cea menţionată în Ghidul Solicitantului

Cereri scrise de mână

Propunerea depăşeşte durata maximă permisă

Suma solicitată este mai mare decât suma maximă permisă

Capacitate operaţională şi financiară scăzută

Solicitanţii nu au surse de finanţare stabile şi suficiente pentru desfăşurarea activităţii

Solicitanţii nu au experienţă şi competenţa profesională necesare finalizării cu succes a proiectului propus

Un proiect care nu reuşeşte sa convingă evaluatorii că activităţile propuse vor contribui la realizarea obiectivelor programului

Un proiect ale cărui activităţi propuse nu sunt relevante pentru nevoile existente pe piaţă

Un proiect care nu defineşte clar nevoile grupurilor-ţintă şi ale beneficiarii finali şi nu explică în ce măsură sunt rezolvate o parte din aceste nevoi

Un proiect a cărui metodologie de lucru lasă de dorit, care nu a fost bine gândit şi planificat (activităţile descrise sunt considerate nerealiste, nu contribuie la îndeplinirea obiectivelor propuse, grupurile ţintă nu au legătură cu activităţile, atribuţiile din proiect nu sunt descrise clar şi nici împărţite realist între membrii echipei sau între organizaţiile partenere, planul general al proiectului nu este coerent, indicatorii propuşi nu sunt verificabili în mod obiectiv etc.)

Un proiect considerat drept lipsit de durabilitate (nu conţine diseminarea informaţiilor, cu semne de întrebare în legătură cu capacitatea organizaţiei de a-şi păstra structura după încheierea proiectului, de continuare a activităţilor, care nu explică impactul proiectului pe termen mediu). Evaluatorii doresc să vadă ca activităţile derulate cu fonduri nerambursabile au un efect de lungă durată şi nu unul care se opreşte odată cu încheierea proiectului.

Buget nerealist, care conţine costuri neeligibile sau este mult prea mare în comparaţie cu rezultatele estimate ale proiectului. Pentru toate liniile de buget, luaţi în considerare preţurile de pe piaţa locală.

Bugetul nu acoperă toate activităţile propuse, ceea ce poate pune în pericol realizarea proiectului

Organizaţia nu se ocupă cu activităţi de tipul celor descrise în proiect

Procentajele bugetului au fost calculate greşit. De exemplu, dacă solicitantul trebuie să contribuie cu finanţare în proporţie de minim 20%, o cofinanţare de 19,99% va duce la respingerea proiectului. Trebuie sa fiţi atenţi că Excel rotunjeşte automat anumite procente. Se poate întâmpla ca procentul afişat pe ecran şi implicit tipărit de imprimantă să arate 20% când, în realitate, acesta este de 19,9%.

Solicitantul a prezentat prea succint experienţa pe care o are în domeniu, nu a explicat detaliat ce resurse deţine

Beneficiarii şi grupul ţintă nu au fost stabiliţi clar

Sfaturi pentru elaborarea unui proiect de calitate

Înainte de a începe elaborarea proiectului, trebuie să vă gândiţi foarte serios de ce doriţi finanţare. O planificare bună chiar din faza de început va reduce substanţial problemele care pot apărea pe parcurs.

Fiţi realişti în planificare. Puteţi să vă încadraţi în timpul şi cerinţele finanţării? Aveţi experienţă de derulare a unor activităţi de acest tip? Puteţi desfăşura activităţile pe care vi le propuneţi? Nu este indicat să propuneţi mult mai mult decât puteţi face. În cazul în care primiţi finanţare, veţi fi obligaţi prin contract să desfăşuraţi toate activităţile trecute în proiect.

Când scrieţi propunerea de finanţare, asiguraţi-vă că toată lumea înţelege noţiunile cu care veţi opera. Limbajul cererilor este unul specializat, greu digerabil la început pentru necunoscători. Celor cu experienţă în depunerea de proiecte, sintagma “matricea cadru logic”, de exemplu, li se pare o noţiune foarte simplă. Ei ştiu ce presupune elaborarea acesteia, însă unei persoane care n-a mai solicitat finanţare terminologia i-ar putea crea iniţial probleme.

Daca apelaţi la consultanţi din afara organizaţiei, asiguraţi-vă că aceştia au înţeles ce anume doriţi şi puteţi să faceţi. Nu vă ajută dacă firma de consultanţă propune activităţi multiple, care sună bine, dar pe care organizaţia nu le poate derula cu succes. Trebuie să lucraţi îndeaproape cu cei care vă scriu proiectul. Solicitaţi de la bun început consultanţilor un plan de acţiune pentru elaborarea propunerii. Dezbateţi cu consultanţii acele aspecte care va ridică semne de întrebare.

Exprimaţi-vă clar şi concis. Bazaţi-va pe fapte şi pe logică şi evitaţi abordările emoţionale. Evitaţi abrevierile, termenii prea tehnici, expresiile familiare, frazele confuze. Trebuie sa vă exprimaţi foarte clar şi pe înţelesul oamenilor dacă vreţi ca evaluatorul să înţeleagă ce gândiţi şi ce doriţi să faceţi. Chiar daca o problemă este evidentă, important este să ştiţi să o explicaţi. Evaluatorii nu punctează aspectele care se subînţeleg, ci lucrurile clare, precis exprimate, bine explicate. Documentaţi-vă pentru a prezenta problema. Apelaţi la rapoarte, statistici, studii, sondaje de specialitate. Utilizând astfel de informaţii, într-un mod coerent, veţi reuşi să prezentaţi imaginea de ansamblu şi să explicaţi necesitatea proiectului propus. Evaluatorul trebuie să fie convins că proiectul a fost bine gândit, este fezabil, răspunde nevoilor de pe piaţă, are impact de lungă durată şi poate fi implementat cu succes. Cu alte cuvinte, că banii alocaţi sunt cheltuiţi cu folos.

Paginaţi textul astfel încât să fie uşor de citit. Evitaţi să îngrămădiţi rândurile. Gândiţi-vă ca şi pentru evaluatori este mai plăcut să parcurgă informaţii prezentate într-un mod atractiv şi lizibil. Verificaţi ca tabelele sa fie simplu de urmărit.

Prezentaţi un buget rezonabil şi realist. A porni de la buget la activităţi e greşit. Cu alte cuvinte, nu vă lansaţi să obţineţi finanţarea maximă care poate fi acordată în ideea că doar bani să aveţi, că activităţi găseşti fără probleme. Veţi avea mari probleme în implementarea proiectului. Suma pe care o solicitaţi trebuie să exprime cu adevărat nevoia prezentată în proiect şi rezolvarea cu succes a acesteia.

Supraestimarea unor costuri poate duce la respingerea propunerii.

Justificaţi necesitatea fiecărui cost în parte. Evaluatorii trebuie să înţeleagă exact ce doriţi să realizaţi cu aceşti bani şi cum contribuie fiecare cost în parte la îndeplinirea obiectivelor proiectului. Evaluatorul poate presupune de ce aveţi nevoie de maşină sau de computere, de exemplu, dar nu poate nota proiectul pe presupuneri.

Verificaţi întotdeauna dacă totalul bugetului este egal cu suma fiecărui capitol bugetar în parte.

Adaptare după un material al Ministerului Integrării Europene